La fase de ejecución de un proyecto es la más delicada y en donde se requieren profesionales comprometidos en todas las áreas de gestión y en especial en la atención para la correcta gestión de los riesgos que se hayan identificado y que se puedan materializar.
2. OBJETIVO
Presentar los aspectos claves para la adecuada gestión de riesgos durante la ejecución de un proyecto.
Nota: Este contenido es libre y puede ser utilizado en beneficio de quien lo necesite,, señalando el texto y copiándolo y pegándolo en un archivo de texto. Fue escrito con base en el conocimiento y múltiples experiencias en gestión de proyectos por Jaime Granados Roa (Cel.: 57-320 916 4097, email: jgranados@diprotech.co). Cualquier sugerencia es bienvenida, no contiene derechos de autor.
3. MATERIALIZACIÓN DE UN RIESGO
La materialización de un riesgo es la ocurrencia del mismo y su manifestación a través de los impactos o consecuencias identificadas, las que pueden ser:
- Sobrecostos.
- Reprocesos.
- Afectaciones físicas, ambientales o incluso a personas.
- Mayor duración en la terminación del proyecto.
- Reclamaciones del contratista de construcción y montaje.
- E incluso consecuencias mayores que deriven a la cancelación del proyecto.
Durante el desarrollo de un proyecto se pueden presentar la materialización de algunos riesgos, pero los más delicados y de mayor impacto son los que pueden suceder durante la ejecución de un proyecto.
La realización de una adecuada gestión de riesgos y el tener un profesional experto en el tema con dedicación completa durante el proyecto, evitará muchos inconvenientes e incluso materializaciones de riesgos. Algunos Gerentes de Proyectos realizan ahorros equivocados y prefieren compartir el rol y las responsabilidades de la gestión de riesgos asignando la tarea a un profesional de poca experiencia y compartiendo sus responsabilidades con otras gestiones (como el Programador, que en muchos casos resulta también haciendo toda la gestión de riesgos en un proyecto).
4. ASPECTOS CLAVES A CUBRIR DURANTE LA EJECUCIÓN DE UN PROYECTO POR EL GESTOR DE RIESGOS
Entiéndase la fase de ejecución de un proyecto como la etapa en donde se efectúa la última ingeniería con las especificaciones finales y el detalle total posible, se aseguran y finalizan la gestión de las compras y contrataciones en un proyecto y se efectúa toda la construcción, el montaje de los sistemas y equipos, las interconexiones, las pruebas de funcionamiento, el arranque y la entrega final al usuario o cliente (muchas veces a los Departamentos de Operación y Mantenimiento), incluyendo el cierre del proyecto.
La ejecución de un proyecto, luego de efectuada la planeación y los primeros estudios y diseños técnicos y algunas compras y contrataciones tempranas, es la fase de mayor responsabilidad y de mayor costo de inversión en un proyecto. Su valor puede estar entre un rango de un 60% hasta un 90% del valor del proyecto, según la estrategia del proyecto.
Teniendo presente que la ejecución abarca las actividades, duraciones y costos mayores de un proyecto, la gestión de riesgos debe contemplar como mínimo:
- Recopilar y consolidar todas las gestiones de riesgos realizadas con anterioridad en el proyecto (de tipo negocio, mercado y comerciales al inicio del proyecto, durante las ingenierías, relativos a las gestiones de compras y contrataciones y todos los identificados hacia la construcción).
- Revisar la información recopilada, evaluarla y verificar el grado de gestión de riesgos (puede ser mediante la aplicación del Índice de Gestión de Riesgos, ver publicación: http://igrderiesgos.blogspot.com/).
- Recopilar toda la información relacionada con posibles riesgos que se puedan presentar durante la construcción y que pueden deducirse de: Lecciones aprendidas durante la construcción y listado de Acciones de Mejora y de No Conformidades de proyectos similares.
- Realizar un taller para la identificación de riesgos para las actividades durante la ejecución del proyecto, asegurando la participación de expertos claves y relacionando las causas raíces, controles específicos, valoración de los riesgos y la propuesta de los planes de respuesta de de acción para los riesgos altos y medios.
- Incluir en la matriz de riesgos existentes los identificados en este taller, para iniciar su respectiva gestión.
- Comunicar los riesgos altos y medios a cada uno de los dueños o líderes de áreas correspondientes según el tipo de riesgo.
- Iniciar un proceso de seguimiento y control con cada dueño de los riesgos, verificando el cumplimiento de los controles y evaluando la aplicación real de los planes de respuesta y acción (cuantificando estos últimos).
- Listar los riesgos altos y luego los medios con los respectivos planes de acción, ordenando de mayor a menor gestión generada por estos planes hacia los riesgo, para presentarla al Gerente del proyecto para su respectiva aprobación.
- Aprobar los planes de acción tipo pareto, por parte del Gerente y autorizar que el valor de estos sea incluido como rubros adicionales al Presupuesto del Proyecto y como actividades al Cronograma (para efectuar un seguimiento y control oficial).
- Realizar reuniones periódicas con cada responsable o propietario de los riesgos, para verificar la evolución en la gestión, midiendo con el IGR el avance en el tiempo.
- Identificar los riesgos con mayor probabilidad de materialización y con un equipo base, identificar los planes de contingencia y los planes B de estos o fallbacks.
- Realizar un informe ejecutivo periódico y remitirlo al Gerente del Proyecto en donde se visualice el avance en la gestión de los riesgos y las falencias que se deben acotar para cerrarlas.
- Ser profesional en algún área de ingeniería
- Tener una experiencia específica mínima como gestor de riesgos de 3 años.
- Tener una experiencia específica en construcción y montaje de sistemas y equipos industriales mayores de la menos 3 años.
- Con conocimiento en gestiones ambientales, sociales, de HSE, de ingeniería, de compras y contrataciones y de construcción, montaje, pruebas, arranque y cierre de proyectos.
5. COMUNICACIÓN, UNO DE LOS FACTORES CLAVES
La efectiva comunicación puede ser la diferencia de una gestión de riesgos muy buena o mala. La comunicación se debe efectuar en forma periódica y debe ser la suficiente pero no abrumadora o demasiado que haga que los involucrados en la gestión posterguen su lectura o incluso no la revisen.
La comunicación debe incluir los siguientes aspectos, como mínimo:
- Ser lo más gráfica posible y con el menor texto posible. En preferencia una o máximo dos hojas tamaño carta.
- Tener la información específica y concreta (al Líder Ambiental le interesa conocer los riesgos del proyecto, pero en definitiva los primeros que va a leer son los de su área, la información para este profesional debe contener solo sus riesgos y un link con los demás riesgos).
- Ser oportuna y generar un hábito de entrega periódico (ejemplo: El informe de avance de la gestión de riesgos para cada área se puede programar para ser entregado el primer día hábil de cada semana a las 6:00 a.m. de esta manera, se genera el hábito en cada experto de tener el informe actualiza al inicio de la semana). En forma similar el informe para el Gerente del proyecto.
- Asegurar un menor esfuerzo en la comunicación, automatizando el proceso lo más que se pueda. Actualmente, se tienen múltiples aplicaciones que permiten que los informes salgan lo más automáticos posibles y se puede programar una aplicación, para que actualice el informe y lo envíe a los destinatarios el lunes de cada semana a las 6:00 a.m.
6. DERECHOS DE AUTOR
Este artículo no tiene derechos de autor y es libre de utilizar por quien lo consideré útil para el desarrollo de sus actividades. La información se puede seleccionar con el mouse, copiar y pegar en una hoja de texto. En caso de copiar en forma exacta, favor hacer mención del autor. Mil gracias.
Espero que estos apuntes sean de su interés.
Mil gracias.
Para complementación de alguno de los puntos o mayor detalle, pueden contactar a:
Ing. Jaime Granados Roa
E-mail: jgranados@diprotech.co
Celular: (57) 320 916 40 97
Diprotech SAS
www.diprotech.co
Ciudad: Bogotá - Colombia.
Otros artículos que le pueden interesar:
| # | TÍTULO | |
| 1 | Como lograr reuniones efectivas. | |
| http://lasreunionesefectivas.blogspot.com/ | ||
| 2 | TIPs claves para la gestión funcional de un proyecto. | |
| http://mejorespracticasparagestionproyectos.blogspot.com | ||
| 3 | PDRI - Herramienta para medir la definición de un proyecto (Tipo Infraestructura). | |
| http://definicionpdri.blogspot.com | ||
| 4 | Gestión del conocimiento: Identificación de lecciones por aprender. | |
| http://identificacionleccionesporaprender.blogspot.com/ | ||
| 5 | Gestión del conocimiento: implementación de lecciones aprendidas. | |
| http://implementacionleccionesaprendidas.blogspot.com/ | ||
| 6 | Generalidades de la gestión de riesgos en proyectos de inversión. | |
| http://gestionderiesgosgeneralidades.blogspot.com/ | ||
| 7 | Gestión de riesgos en una fase temprana (planeación) de un proyecto. | |
| http://gestionderiesgosfasetemprana.blogspot.com/ | ||
| 8 | Gestión de riesgos en la definición de las estrategias de un proyecto. | |
| http://gestionderiesgosdefinicionestrategias.blogspot.com/ | ||
| 9 | Optimización de talleres para identificar riesgos en proyectos de inversión. | |
| http://optimizaciontalleresriesgos.blogspot.com | ||
| 10 | Gestión de riesgos en una fase intermedia (planeación avanzada) de un proyecto. | |
| http://gestionderiesgosfaseintermedia.blogspot.com/ | ||
| 11 | Gestión de riesgos en compras anticipadas o tempranas y equipos y servición críticos. | |
| http://gestionderiesgoscomprastempranas.blogspot.com/ | ||
| 12 | Gestión integrada de riesgos con todas las áreas de gestión de un proyecto. | |
| http://gestionderiesgosintegrada.blogspot.com/ | ||
| 13 | Gestión de riesgos materializados de un proyecto. | |
| http://gestionderiesgosmaterializados.blogspot.com/ | ||
| 14 | Gestión de riesgos durante la ejecución (construcción y montaje) de un proyecto. | |
| http://gestionderiesgosejecucion.blogspot.com/ | ||
| 15 | Gestión de riesgos durante las pruebas (precommissioning and commissioning) y la puesta en marcha y operación. | |
| http://gestionderiesgospca.blogspot.com/ | ||
| 16 | Gestión de riesgos en el cierre de un proyecto. | |
| http://gestionderiesgoscierreproyecto.blogspot.com/ | ||
| 17 | IGR: Índice de gestión de riesgos en proyectos | |
| http://igrderiesgos.blogspot.com/ | ||
| 18 | Gestión de riesgos en proyectos: cálculo de contingencia y escalación (en Presupuesto y en Cronograma). | |
| http://gestionderiesgoscontingencia.blogspot.com/ | ||
| 19 | Contrato de prestación de servicios para construcción de Obra. | |
| http://contratoconstruccion.blogspot.com | ||
| 20 | Como realizar la gestión de prioridades. | |
| http://gestionarprioridades.blogspot.com | ||
| 21 | Maduración de proyectos de inversión | |
| http://maduraciondeproyectos.blogspot.com | ||
| 22 | Toma de decisiones: Matriz multicriterio o multiatributo. | |
| http://matrizmulticriterio.blogspot.com | ||
| 23 | Portafolio gestión de proyectos de inversión | |
| http://portafoliogestionproyectos.blogspot.com | ||
No hay comentarios:
Publicar un comentario